Policy om distansarbete

Vad är en policy om distansarbete?

En policy är ett arbetsgivarinternt dokument som ensidigt kan ändras när som helst. Tänk därför på att kontinuerligt uppdatera eller förändra era policys utifrån verksamhetens behov. Detta är särskilt viktigt om ert företag växer i snabb takt. Alltsedan covid-19 pandemin har de flesta företag en policy om distansarbete som kan heta policy om hybridarbete eller dylikt. En policy om distansarbete kan innehålla regler vad som gäller om arbetstagare arbetar 100% på distans eller delvis på distans. En policy om distansarbete beskriver på ett övergripande plan vad som ska gälla varifrån arbetstagarna får utföra sitt arbete, hur kommunikation ska ske och hur ni som arbetsgivare ser till att ansvara för arbetstagarens arbetsmiljö trots fullt eller delvis distansarbete. 

När ska Policy om distansarbete användas?

Denna ska användas när dina arbetstagare arbetar på distans eller om ni har valt en hybrid arbetsmodell med mix mellan arbetsplatsen och arbete hemifrån eller annat ställe. Notera att du som arbetsgivare är ansvarig för arbetsmiljön oavsett varifrån arbetstagaren arbetar. Du är ansvarig för den fysiska, organisatoriska och psykosociala arbetsmiljön. 

Vad ska en policy om distansarbete/hybrid arbetsmodell innehålla?

Om det finns vissa kategorier av roller som inte lämpar sig för distansarbete då ska policyn innehålla vilka som tillåts arbeta på distans eller hybrid-modell och vilka som inte tillåts, kopplat till en arbetsroll/avdelning o.dyl.

Vem som avgör om och hur ett distansarbete ska ske, t.ex. närmsta chef. Det är vanligt bland större företag att policyn innehåller övergripande information t.ex. Att arbetstagare får arbeta remote eller ska vara X antal dagar per vecka på arbetsplatsen och därefter brukar det anges att närmsta chef bestämmer närmare detaljer kring hur detta ska ske. 

Arbetsmiljön: arbetsgivare är ansvarig för arbetstagares arbetsmiljö oavsett varifrån denne arbetar. Det gäller den fysiska, organisatoriska och psykosociala arbetsmiljön. Ifall en arbetstagare arbetar 100% på distans och arbetstagarens hemadress är arbetsplatsen då är du som arbetsgivare skyldig att tillgodose att arbetstagaren har en god fysisk arbetsmiljö i form av skrivbord, stol, belysning etc. Detta kan ske genom att du som arbetsgivare har avtal med företag som säljer kontorsmöbler och arbetstagaren får beställa arbetsredskap därifrån eller genom att ett bidrag för kostnader för arbetsmiljön betalas ut (tänk på att kontrollera vad som gäller kring skattereglerna).

Psykosociala arbetsmiljön vid distansarbete: som arbetsgivare är du ansvarig även för arbetstagarens psykosociala arbetsmiljö och vid distansarbete finns en risk att arbetstagare kan arbeta för mycket utan att du känner till detta och som skydd för arbetstagarna finns det detaljerade regler i arbetstidslagen kring vad som gäller för dygnsvila, veckovila etc. 

När det gäller arbetsmiljön kan du även hänvisa till företagets arbetsmiljöpolicy om ni har en sådan. Det finns mall för arbetsmiljöpolicy i plattformen.

Reglera hur ni vill att den interna kommunikationen ska ske, e-post, Slack, Teams etc och ifall arbetstagaren ska vara tillgänglig vissa tider. Reglera även vad som gäller kring telefonsamtal och möten i offentliga miljö t.ex. Kafé, flygplatser etc - särskilt om arbetstagare arbetar med strikt konfidentiell information.

Reglera vad som gäller kring IT/datasäkerhet. Företag har ofta säkra nätverk men om arbetstagare arbetar på distans kan det krävas ytterligare säkerhetsåtgärder för att förhindra att företagets information hamnar i fel händer. 

Hemförsäkring: en förutsättning för distansarbete är att arbetstagaren har försäkring så även denna fråga bör vara reglerad.

Vi har avtalen ni behöver. Spara tid och minimera risker med vårt omfattande bibliotek med 170+ mallar.  Alla våra mallar är framtagna av erfarna jurister och hålls ständigt uppdaterade.

Att ladda ner en mall är enkelt. Att veta vilken mall som skapar värde för just dig är svårare.I PocketLaws plattform kan du skapa en skräddarsydd Policy om distansarbete genom att svara på frågor digitalt. Dessutom kan du få smart vägledning så du hittar rätt, spara allt i ett smart filhanteringssystem och få personlig rådgivning.