Allmänna villkor - Tjänster för företag

Vad är allmänna villkor? 

Allmänna villkor finns vanligtvis på företagets webbplats eller bifogas till beställningsblanketter/ordrar/offerter eller olika avtal om köp av tjänster. De utformas på ett allmänt hållet sätt så att de kan tillämpas på alla avtal som företaget sluter med kunderna. Villkoren omfattar därför inte detaljer som prissättning eller de specifika produkter som beställs (dessa detaljer avtalas individuellt med varje kund och registreras i allmänhet med hjälp av en beställningsblankett eller via en e-postbekräftelse). Dessutom finns det inget krav på att kunden ska underteckna villkoren, även om kunden bör ange att de har godkänt villkoren som en del av beställningsprocessen. 

Vad är de allmänna villkoren för?

Allmänna villkor bör användas vid tillhandahållandet av tjänster till företag (dvs. inte konsumenter). Villkoren kommer att gälla för alla tjänster som ditt företag tillhandahåller för till dina kunder. Det är möjligt att komma överens om ändringar av villkoren från fall till fall, men om du i allmänhet måste förhandla med dina kunder om de rättsliga villkoren för tillhandahållandet av tjänster bör du överväga att använda ett tjänsteavtal i stället. Till detta kan såklart ett allmänt villkor kopplas.

Varför allmänna villkor är viktiga

Genom att anta allmänna villkor för sina tjänster undviker företaget att behöva komma överens om avtalsvillkoren med varje enskild kund. Detta sparar inte bara tid och pengar på juridiska kostnader utan skapar också en smidigare försäljningsprocess. 

Allmänna villkor kommer att täcka ett antal viktiga rättsliga områden, bland annat följande: 

• tjänsteleverantörens maximala ansvar;

• hur tjänsterna avslutas eller avbryts och vad som händer därvid

• äganderätt till immateriella rättigheter som skapas som ett resultat av, eller används i samband med tillhandahållandet av tjänsterna. 

• Kundens skyldigheter efter att ha köpt tjänsten

• Dessutom kan villkoren användas för att ge kunderna viktig information, t.ex:

• hur de ska kontakta ditt företag;

• hur man lämnar in ett klagomål, och

• hur kunden ska betala för tjänsterna.

Vilka är de vanligaste fallgroparna när det kommer till de allmänna villkoren?

Det finns ett flertal lagar som syftar till att skydda konsumenter när de handlar av näringsidkare, men dessa är inte tillämpliga om du tillhandahåller tjänster till andra bolag.

I vissa fall kan allmänna villkor användas tillsammans med andra policyer och villkor. Det är därför mycket viktigt att villkoren inte strider mot andra villkor och policyer eftersom det riskerar att skapa förvirring samt potentiella juridiska problem. 

En vanlig fallgrop för alla företag är att de allmänna villkoren inte överensstämmer med företagets faktiska verksamhet, d.v.s. att villkoren inte är lämpliga för de risker m.m. som företaget vanligtvis har. När du utformar dina villkor bör du därför noggrant gå igenom villkoren och överväga om varje villkor stämmer överens med de faktiska situationer som ditt företag kan ställas inför.

Ett annat vanligt misstag är bristande flexibilitet när det gäller att ändra omfattningen eller prissättningen av tjänsterna. Villkoren bör innehålla en tydlig process för att komma överens om ändringar av de tjänster som kommer att tillhandahållas. Denna process bör ge leverantören möjlighet att acceptera ändringen och möjligheten att ange ett nytt pris för tjänsterna till följd av ändringen. Ett leverantörsvänligt avtal bör också ge leverantören möjlighet att föra över eventuella kostnadsökningar i samband med tillhandahållandet av tjänsterna. Om detta inte görs kan det leda till att leverantören tvingas fortsätta att tillhandahålla tjänsterna med förlust.

Även om avtalet innefattar en flexibilitet för att avtala om ändringar kan det uppstå situationer då det blir nödvändigt att avsluta förhållandet mellan parterna. Ett leverantörsvänligt avtal bör ge leverantören möjlighet att säga upp avtalet i händelse av ett väsentligt avtalsbrott, t.ex underlåtenhet att betala avtalade avgifter. Det är också viktigt att avtalet kräver att kunden ska betala alla utestående kostnader för utfört arbete vid den tidpunkt då uppsägningen sker. Dessa villkor bör också betraktas som viktiga delar av varje specifikt serviceavtal som ett företag kan ha med sina kunder.