Anställningsavtal - Vikariat

Vad är ett anställningsavtal?

Anställningsavtalet är ett kontrakt mellan arbetsgivare och arbetstagare som anger villkoren för anställningen. En överenskommelse som inte är skriftlig är giltig men det är då svårt att bevisa vad man kommit överens om. Ifall något är oklart kring en anställning är arbetstagaren den svagare parten och du som arbetsgivaren har alltid bevisbördan för vad du menar att ni har avtalat om. Lagen utgår från att en anställning är på heltid och tillsvidare, det är därför väldigt viktigt att du som önskar anställa en arbetstagare en viss tidsbegränsad period, har använt detta anställningsavtal samt fyllt i korrekta datum.

För vem ska detta anställningsavtal användas?

Detta avtal ska du använda för viss tid, för dig som ska anställa en vikarie för en viss angiven tidsperiod. Arbetstagaren som anställs måste vikariera för en annan anställd. Du ska använda detta anställningsavtal “vikariat” när du har behov av en arbetstagare - såsom vikarie för en annan - en viss, bestämd tidsperiod.

Tänk dock på följande:

• Vikariatsanställning: du måste fylla i namnet på den arbetstagaren som är frånvarande, dvs. vem din nya arbetstagare vikarierar för.

• Vikariatsanställning: denna anställningsform får max användas 24 månader under en tidsperiod om 5 år.

• Du får därmed inte fylla i en anställningsperiod som är längre än 24 månader.

• Du ska fylla i från och med DATUM som anställningen gäller och du måste även fylla i “dock längst till och med: DATUM” när anställningen ska upphöra. Om personen som arbetstagaren vikarierar för vill återvända till sin anställning tidigare då är det möjligt att avbryta vikariatsanställningen och låta ordinarie medarbetare återgå, om du fyllt i anställningsavtalet på detta sätt.

  
  

I detta anställningsavtalet kan du välja att ta med skrivningar kring konfidentiell information. Det är dock inte vanligt att ha med fler skrivningar om t.ex. immateriella rättigheter, konkurrensförbud, värvningsförbud etc i anställningsavtal som gäller för en begränsad tidsperiod, varför detta inte finns med i detta anställningsavtal.

När det gäller tidsbegränsade anställningar kan det vara värt att notera att en annan anställningsform, allmän visstidsanställning, upphörde att gälla den 1 oktober 2022 (så den kan du inte använda längre. Istället kan du använda Anställningsavtal särskild visstidsanställning.)

Varför det är viktigt?

Det är viktigt med ett anställningsavtal därför att:

• Arbetsgivaren har uppfyllt sina skyldigheter att informera arbetstagaren om villkor för anställningen.

• Det är tydligt vad parterna har kommit överens om. Det krävs inte att ett anställningsavtal är skriftligt men det är en stark rekommendation eftersom utan ett skriftligt avtal blir det svårt att bevisa vilka villkor och ersättningar man har kommit överens om. Vid osäkerhet och vid tvist är arbetstagaren den starkare parten, du som arbetsgivare måste bevisa vad ni har enats om. I Sverige ses inte anställningsavtalet som ett avtal mellan två jämbördiga parter. Arbetstagaren är alltid den svagare parten.

• Om inget annat överenskommits (eller kan bevisas) utgår lagen om anställningsskydd från att anställningen är heltid och tillsvidare. Om anställningsavtalet är om deltid eller en tidsbegränsad anställning då måste detta framgå, innan arbetstagaren börjar att arbeta hos dig. 

• Som arbetsgivare erhåller du ett större skydd om kontrakten innehåller regler kring konfidentialitet etc.

• Ett tydligt anställningsavtal leder till en god start mellan arbetsgivare och arbetstagare, då villkoren är tydliga för båda parter. Det kan vara särskilt viktigt i tidiga start-up bolag eftersom det i sig kan finnas osäkerhet kring strukturer och processer.

• Det är viktigt att du anger att det är ett vikariat där det anges för vem arbetstagaren vikarierar och dock längst till och med. Om du ej angett för vem arbetstagaren vikarierar då kan denna anställningsform vara ogiltig. Om du inte angett “dock längst till och med” och ordinarie arbetstagare återgår tidigare än beräknat, då kan du inte avbryta vikariatsanställningen i förtid.

Det är viktigt att arbetsgivaren och arbetstagaren signerar anställningsavtalet innan anställningen startar.

Tänk på att ha klausuler om konfidentialitet på plats innan arbetstagaren tar del av konfidentiell information.

Vanliga fallgropar

• Skriftligt avtal saknas

  Du har glömt att skriva ett anställningsavtal innan arbetstagaren rent faktiskt börjar arbeta, du tänker att du ska ta det sen. Om anställningen inte är tänkt att vara heltid och tillsvidare direkt då har du som arbetsgivare svårt att bevisa detta när du har låtit arbetstagaren arbeta utan ett kontrakt. Det finns inget lagligt krav på skriftliga anställningsavtal men ett kontrakt leder till minskad osäkerhet om vad som gäller och mindre risk för tvist - och är ett skydd för dig som arbetsgivare.

  
  

  
  

• Fel information i anställningsavtalet

  • Startdag för anställningen: som arbetsgivare är du skyldig att betala arbetstagaren lön utifrån startdagen så därför är det viktigt att rätt dag anges. Om ni som parter skulle enas om senare startdag, efter att anställningsavtalet har undertecknat behöver denna nya överenskommelse om startdag kunna bevisas: i mail etc.

  • Arbetstider och sysselsättningsgrad: ett vanligt misstag är att ange sysselsättningsgraden till 50% dvs.men lönen som anges motsvarar en heltidslön. Om fel lön har angetts kan arbetstagaren hävda att dom trodde att fulltidslönen som angetts var den som gäller för den sysselsättningsgraden.

    
    

  
  

• Uppdaterat anställningsavtal under pågående anställning

  Ett vanligt misstag är att tro att anställningsavtalet behöver uppdateras varje gång en arbetstagare ändrar arbetsuppgifter, roll etc - vilket inte krävs. Om en arbetstagare befordras till en roll där helt nya villkor gäller och arbetstagaren t.ex. I sin nya roll kommer att få tillgång till mer företagskänslig information - då kan det vara bra att skriva ett nytt anställningsavtal.

  
  

• Ett signerat anställningsavtal försvinner

  Utan ett signerat anställningsavtal finns inget bevis på de anställningsvillkor ni har enats om. Signerade kontrakt kan snabbt och enkelt hittas på Pocketlaws plattform, anställningsavtalet är därmed säkrad när du använder vår plattform.

  
  

• Personuppgifter GDPR

  Som arbetsgivare hanterar du dina anställdas personuppgifter så förutom anställningsavtal behöver du ge medarbetarna information om hur du hanterar deras personuppgifter. Tänk dock  på att detta är en mall med förvalda uppgifter - du som arbetsgivare måste säkerställa att ni har de reella rutinerna på plats kring vem som har tillgång till uppgifterna, hur dom gallras etc. Ett anställningsavtal är ett skydd för dig som arbetsgivare, det är till för att båda parter ska veta vad som gäller och för att undvika oklarheter och tvister. Anställningsskyddet i Sverige är starkt för arbetstagare och som arbetsgivare är det därför ett viktigt skydd för dig att att det är tydligt vad ni har enats om.