Intyg om pågående anställning

Vad är ett intyg om pågående anställning?

Ett intyg om pågående anställning är ett slags verifikation på att arbetstagaren är anställd hos dig. Intyget bekräftar anställningen som sådan och innehåller information om anställningsdag och lön.

Vad är intyget till för? 

Intyget används när arbetstagaren behöver visa upp ett intyg om att arbetstagaren har en anställning. Du ska ange arbetstagarens namn och personnummer, lön och anställningsdag i intyget. Intyg om pågående anställning används ofta när arbetstagaren ska ansöka om banklån eller teckna hyreskontrakt. Detta är inte ett anställningsbetyg vilket är ett omdöme om arbetstagaren som brukar lämnas såsom referens efter att en anställning har upphört. Detta är inte heller ett intyg om att en arbetstagare har varit anställd, vilket behövs när en person som blivit uppsagd på grund av arbetsbrist, ska ansöka om a-kassa.

Varför det är viktigt att använda intyg för pågående anställning?

Det är viktigt med ett intyg om pågående anställning för arbetstagaren ska kunna visa upp att denne har en anställning för att t.ex. kunna låna pengar, teckna hyreskontrakt etc. Det är viktigt att det inte finns några oklarheter/oenighet kring lön, anställningsform etc när intyget ska utfärdas. 

Vilka är de vanliga fallgroparna med en intyg om pågående anställning?

• Missuppfattning om vad intyget är och vad det ska användas till

  Detta intyg används för att intyga om pågående anställning. Snarlika termer är anställningsbetyg vilket är ett omdöme om arbetstagaren som brukar lämnas som referens när en anställning har upphört. En annan är intyg om att en arbetstagare har varit anställd hos dig, vilket krävs när en arbetstagare som blivit uppsagd på grund av arbetsbrist ska ansöka om a-kassa hos Arbetsförmedlingen eller annan aktör. Innan du som arbetsgivare utfärdar intyget ska du därför alltid fråga vad intyget ska användas till - för att undvika missförstånd.

• Fel uppgifter om startdatum i intyget

  Det är viktigt att ange det datum då arbetstagaren började arbeta som anställd hos dig i intyget. Startdatum är inte samma datum som när anställningsintyget undertecknades, kontrollera internt vilket datum som var första anställningsdag för medarbetaren och ange detta datum i intyget. Tänk på att om arbetstagaren först varit konsult för ditt företag då ska du inte ange denna tid - utan du ska endast ange anställningstid i ditt företag i intyget.

• Fel uppgifter om anställningsform i intyget

  Det är viktigt att du fyller i korrekt anställningsform i intyget. Det är vanligt att man anger fel anställningsform, att man som arbetsgivare endast tänker att arbetstagaren har en anställning i företaget. Men uppgiften om vilken anställningsform är väldigt viktig.

• Fel uppgifter om lön i intyget

  Det är viktigt att du fyller i den lön arbetstagaren har just nu, när du fyller i intyget. Du kan inte fylla i den lön du tänker att arbetstagaren ska få efter lönerevision eller i framtiden.

  • Du ska ange grundlön

  • Om arbetstagaren har en del rörlig lön alternativt en roll där bonus ofta betalas ut då ska du ange även detta i intyget. Du ska då beskriva detta separat i intyget. Du kan då ta fram ett snitt för rörlig lön eller bonus de t.ex tre senaste månaderna och ange detta separat i intyget.

  • Om arbetstagaren har rätt till ob-ersättning/förskjuten arbetstid och övertidsersättning och ofta får det utbetalt då ska du ange även detta, men separat beskrivet i intyget. Du kan då ta fram ett snitt för ev ob-ersättning och övertidsersättning de t.ex. tre senaste månaderna och ange det separat i intyget. 

Arbetsgivarens ansvar för korrekt lämnade uppgifter

Om en arbetstagare t.ex. ska signera hyresavtal eller köpa bostad kan det vara lätt att vilja hjälpa till och vara juste mot arbetstagaren men som arbetsgivare har du ett ansvar att endast verifiera korrekta uppgifter. Vid en kontroll kan du som arbetsgivare annars anses delaktig i bedrägeri eller för att ha lämnat vilseledande information.

Personuppgifter GDPR

Intyg om anställning innehåller personuppgifter varför det är viktigt att du säkerställa att du skickar över intyget på ett GDPR-säkert sätt. Detta gäller om du som arbetsgivare ska översända intyget. Vanligast är dock att du som arbetsgivare skriver intyget, signerar det samt översänder det till arbetstagaren som själv lämnar in det till företag/bank som efterfrågar detta - dvs. arbetstagaren brukar själv ansvara för att översända intyget som sådant.